Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Työterveyspotilaiden tutkimusten ja hoidon suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan Työkyvyn arviointiin Toimintasuunnitelman toteuttamiseen Ajanvarausten hallintaan; jos työterveyshuollon palveluun sisältyy profiloiva ajanvaraus, profilointi toteutetaan vain potilaan suostumuksella Palveluiden laskutukseen sekä lakisääteiseen ja/tai ryhmätasoiseen raportointiin asiakasorganisaatioille Osana työterveydenhuollon palveluiden toteuttamista analysoimme asiakkaan palveluiden käytön ja toteuttamisen yhteydessä syntyneitä tietoja automatisoidusti työterveydenhuollon tarkoituksiin

Työkykyvalmennuksen tarjoamiseksi Hyvinvointipalveluiden tarjoamiseksi

Henkilötietojen käytön ja toimenpiteiden asianmukaisuuden varmistamiseksi

Asiakkuuden hoitoon, mm. asiakkaiden muistuttamiseen esimerkiksi ajanvarauksista Asiakkaiden kiinnostustietojen sekä palveluihin ja palvelupisteisiin liittyvien valintojen ja toiveiden keräämiseen ja seuraamiseen, analysointiin sekä niihin liittyvään asiakaspalvelun kehittämiseen Etuohjelman mukaisten toimintojen ja etujen rekisteröintiin ja markkinointiin Asiakkaiden toiveiden huomioon ottamiseen sekä tarjonnan kohdistamiseen Tuotteiden ja palveluiden viestimiseen ja markkinointiin Viestinnän, markkinoinnin ja palveluiden kohdentamiseen Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyjen toteuttamiseen Analysointiin, profilointiin, segmentointiin ja tilastointiin edellä mainittuja käyttötarkoituksia varten

Asiakkuuden hoitoon, mm. asiakkaiden muistuttamiseen esimerkiksi ajanvarauksista Asiakkaiden kiinnostustietojen sekä palveluihin ja palvelupisteisiin liittyvien valintojen ja toiveiden keräämiseen ja seuraamiseen, analysointiin sekä niihin liittyvään asiakaspalvelun kehittämiseen Etuohjelman mukaisten toimintojen ja etujen rekisteröintiin ja markkinointiin Asiakkaiden toiveiden huomioon ottamiseen sekä tarjonnan kohdistamiseen Tuotteiden ja palveluiden viestimiseen ja markkinointiin Viestinnän, markkinoinnin ja palveluiden kohdentamiseen Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyjen toteuttamiseen Analysointiin, profilointiin, segmentointiin ja tilastointiin edellä mainittuja käyttötarkoituksia varten

Asiakasyhteydenottojen ja -palautteiden käsittelemiseen Muistutusten ja kanteluiden käsittelyyn Muiden virallisten selvityspyyntöjen käsittelemiseen Vaaratapahtumailmoitusten käsittelyyn Asiakkaiden ja asiakaspalvelun välistä yhteydenpitoa (esim. puheluja) tallennetaan palvelutapahtuman todentamiseksi, asiakaspalveluhenkilöstön palvelun laadun varmistamiseksi, toiminnan kehittämiseksi sekä asianosaisten oikeusturvan varmistamiseksi

Palveluun rekisteröityneen käyttäjän omien yhteystietojen ja suostumusten hallinnointiin Ajanvarausten hallinnointiin Etäpalveluiden käyttöön Medfinin ja asiakkaan väliseen yhteydenpitoon ja tiedonvaihtoon Asiointiin liittyvien maksujen hoitamiseen Rekisterinpitäjän tai sen yhteistyökumppaneiden palveluiden ja tuotteiden tarjontaan ja markkinointiin Palveluun rekisteröityneiden käyttäjien kiinnostustietojen sekä palveluihin ja palvelupisteisiin liittyvien valintojen ja toiveiden seurantaan, analysointiin ja profilointiin sekä tähän liittyvään asiakaspalvelun kehittämiseen

Käsittelemme seuraavia yritys- ja henkilötietoja:

Perustiedot Työnantajatiedot Ajanvaraustiedot Asiakaspalvelutapahtumien tiedot ja tallenteet Laskutus- ja maksutiedot Kirjautuneen asiakkaan digitaalisten palveluiden (esim. Oma Medfin -sovellus, Medfin-verkkopalvelu) tiedot Asiakasyhteydenottojen, palautteiden, virallisten selvityspyyntöjen ja vaaratapahtumien tiedot Muut palveluun liittyvät tiedot Tunnistamis- ja varmentamisvälineiden ja -palveluiden käyttöön liittyvät tiedot Verkkosivujen ja digitaalisten palveluiden käyttöön, verkkokäyttäytymiseen ja analytiikkaan liittyvät tiedot Suostumukset, kiellot ja tahdonilmaisut

Nimi, henkilötunnus, syntymäaika, yhteystiedot, äidinkieli tai asiointikieli, ammatti sekä muut tunnistetiedot (esim. tarvittaessa passikopio, vastuukuvaus, sopimusyhteyshenkilön rooli yrityksessä)

Työkykyvalmennuspalvelussa käytettävät asiakastiedot

Hyvinvointiin liittyvät tiedot, kuten esimerkiksi kyselyiden vastaukset, seurantatiedot ja analyysit Tiedot hyvinvointipalveluiden käytöstä

Ajanvaraushistoria

Medfinin ja asiakkaan välinen yhteydenpito Puhelun soittajan puhelinnumero, vastaanottajan tunniste, ajankohta ja puhelutallenne Chat-tallenteet Keskustelun osapuolet, ajankohta ja keskustelutallenne

Palveluja koskevat laskutus- ja maksutiedot Palveluihin liittyvät maksajatiedot (esim. vakuutusyhtiö) Verkkopalveluun liittyvät tilaus-, maksu- ja maksajatiedot

Maksamiseen liittyvät tiedot Medfinin ja asiakkaan välinen yhteydenpito Käyttäjän päätelaitteen sijaintitiedot (jos käyttäjä on sallinut sijaintitietojen käsittelyn) vastaanottoaikojen tarjoamiseksi käyttäjää lähellä sijaitsevista palvelupisteistä Tunnistamis- ja varmentamisvälineiden ja -palveluiden käyttöön liittyvät tiedot Käyttöloki ja käyttäjän tekemät toimenpiteet digitaalisissa palveluissa

Asiakasyhteydenotto, palaute tai selvityspyyntö ja niihin annetut vastaukset Yhteydenoton tai palautteen antajan ilmoittamat yhteystiedot Vaaratapahtuman kuvaus ja henkilölle itselleen annettu selvitys

Palveluun liittyvät tyytyväisyystiedot ja kommentit rekisterinpitäjän palveluista Toiveisiin ja valintoihin liittyvät tiedot sekä tiedot käyttäjän haluamista palveluista Markkinatutkimuksiin ja mielipidekyselyihin annetut vastaukset Yhteydenottohistoria Kolmannen osapuolen rekistereistä käyttäjän nimenomaisella suostumuksella talletetut tiedot

Medfin säilyttää vain Medfinin toiminnan ja henkilötietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset. Henkilötietojen säilytysaika määräytyy henkilötiedon käsittelyn tarkoituksen ja/tai henkilötiedon perusteella. Henkilötietojen säilytysaikaan vaikuttavat myös lainsäädännössä asetetut velvoitteet henkilötietojen säilyttämiseen sekä muut säilytysaikaa määrittävät määräajat (esim. kanneaika tai syyteoikeuden vanhentumisaika).

Asiakaspalvelutapahtumien tallenteita säilytetään lähtökohtaisesti kuusi kuukautta.

Medfin poistaa käyttötarkoitukseen nähden tarpeettomiksi käyneitä Yritys- ja henkilötietoja myös asiakassuhteen aikana, mm. markkinoinnin toteuttamiseen ja verkkopalveluiden käyttöön liittyviä Yritys- ja henkilötietoja. Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymioinaan tai tuhotaan turvallisesti.

Käsiteltävät henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään. Yritys- ja henkilötietoja kerätään myös tutkimuksen ja hoidon yhteydessä hoitohenkilökunnalta sekä terveydenhuollon lääkinnällisten laitteiden ja ohjelmistojen avulla. Asiakkaan perustietoja voidaan päivittää Digi- ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmästä. Työterveyshuollossa työnantajalta saadaan potilaan perustietoja ja työpaikan yhteystiedot sekä näitä koskevat muutostiedot. Yritys- ja henkilötietoja saadaan myös toisilta terveydenhuollon palvelunantajilta potilaan suostumuksella tai lakiin perustuen. Tietyissä tilanteissa tietoja saadaan myös vakuutusyhtiöistä tai työeläkeyhtiöistä.

Medfinin yritysrekisteri on yhteiskäytössä Medfinin ja siellä toimivien eri palvelunantajien kesken, jotka toimivat itsenäisinä ammatinharjoittajina tai erillisten yritysten kautta.

Yritys- ja henkilötietoja voidaan siirtää EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle lainsäädännön sallimissa rajoissa. Tällöin siirto tapahtuu käyttäen Euroopan komission tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita tai muuta tietosuojalainsäädännön sallimaa siirtomekanismia. Kuitenkin esimerkiksi Medfinin käyttämät tietojärjestelmät sijaitsevat EU-/ETA-alueella.

Yritys- ja henkilötietoja luovutetaan tietyissä tilanteissa itsenäisinä rekisterinpitäjinä toimiville palveluntarjoajille, kuten maksu-, rahoitus- tai perintäpalveluiden tuottajille, sekä kuljetus- ja lähettipalveluiden tuottajille.

Medfin käyttää asianmukaisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia suojakeinoja tietojen suojaamiseksi väärinkäytöksiltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa tietoverkkoliikenteen kontrollointi ja suodattaminen, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukaiset lukitusjärjestelyt ja kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä palvelujen suunnittelussa, toteuttamisessa ja ylläpidossa tapahtuva riskienhallinta. Medfin valitsee käyttämänsä alihankkijat huolellisesti ja huolehtii sopimus- ja muilla järjestelyillä siitä, että tietoja käsitellään myös niiden toimesta lainsäädännön ja hyvän tietosuojakäytännön mukaan.

Yhteystiedot Euromedfin Oy / Lääkärikeskus Medfin Itämerenkatu 11 EF, 00180 Helsinki Puh. +358 10 574 39 70 Tietosuojavastaava: Olga Loginov — olga.loginov@medfin.fi Potilasasiamies: Marina Meier — marina.maier@medfin.fi ⚠️ Älä lähetä tavallisella sähköpostilla terveystietoja tai muita arkaluonteisia henkilötietoja (esim. henkilötunnus).